INTERN PRIVACY BELEID
Dit is het privacybeleid van Praktijk Croes. Dit privacybeleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van Praktijk Croes.
1. Inleiding
Praktijk Croes is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. Praktijk Croes bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Dit document beschrijft de wijze waarop behandelaren van Praktijk Croes als verwerkingsverantwoordelijke(n) met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) wordt voldaan.
Aan bod komen de volgende onderwerpen:
2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid;
3. Categorieën persoonsgegevens en doelen;
4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging;
5. Informatieplicht;
6. Verwerkingsregister;
7. Verwerkers en ontvangers;
8. Bewaartermijnen;
9. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);
10. Doorgifte buiten de EU;
11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming;
12. Beveiligingsincidenten;
13. Rechten van betrokkenen.
2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid
De verwerking van persoonsgegevens binnen Praktijk Croes dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacy beleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast. Eveneens zal periodiek worden gecontroleerd of het privacy beleid door verwerkers daadwerkelijk wordt nageleefd.
3. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen
Praktijk Croes verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:
a. (potentiële) patiënten;
b. alle overige personen van wie Praktijk Croes persoonsgegevens verwerkt.
a. (potentiële) patiënten
Praktijk Croes verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) patiënten, ten behoeve van identificatie van de patiënt en de uitvoering van de behandelovereenkomst. Voor identificatie gaat het om naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt. Voor de uitvoering van de behandelovereenkomst gaat het ook om andere (bijzondere) persoonsgegevens, zoals medische gegevens.
De opgenomen gegevens van een patiënt worden in het documentatiesysteem van Praktijk Croes opgeslagen.
b. overige personen
In het kader van de behandeling, kan Praktijk Croes ook gebruikmaken van gegevens afkomstig van andere hulpverleners.
4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging
Uitgangspunt voor Praktijk Croes is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft Praktijk Croes passende maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.
Interne maatregelen
Praktijk Croes heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:
a. het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners gebeurt uitsluitend via een beveiligde verbinding (versleuteld mailverkeer via Protonmail). E-mailen met andere hulpverleners is alleen toegestaan voor algemene communicatie. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie via (zakelijke of privé) e-mailaccounts of via applicaties als WhatsApp, Dropbox of WeTransfer is niet toegestaan;
b. het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie naar externe gegevensdragers te kopiëren, tenzij dit noodzakelijk is en deze gegevens zijn versleuteld;
c. het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie onbeheerd in een auto of elders buiten de praktijk achter te laten;
d. bij vertrek van de praktijk wordt ervoor gezorgd dat alle ramen en deuren zijn gesloten en dat het alarm wordt geactiveerd;
e. toegang tot het pand is alleen mogelijk met een elektronische sleutel en door een alarm te deactiveren. Sleutels mogen niet aan derden worden afgegeven;
Praktijk Croes ziet toe op de hiervoor genoemde maatregelen.
Met verwerkers heeft Praktijk Croes afspraken gemaakt over de te nemen technische en organisatorische maatregelen. Op grond van de vastgestelde risico’s die de persoonsgegevens en de aard van de verwerking met zich meebrengen, is het gewenste beveiligingsniveau bepaald.
Door Praktijk Croes ingeschakelde verwerkers zijn verplicht Praktijk Croes alle informatie te verstrekken die nodig is om de nakoming van de verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door Praktijk Croes of een door Praktijk Croes gemachtigde controleur mogelijk te maken en er aan bij te dragen.
5. Informatieplicht
Praktijk Croes informeert betrokkenen over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen die niet aan Praktijk Croes zijn verbonden, is om die reden een extern privacy statement opgesteld. Dit privacy statement is op de website van Praktijk Croes gepubliceerd.
6. Verwerkingsregister
Praktijk Croes houdt een verwerkingsregister bij. Dit register bevat een beschrijving van onder meer de verwerkingsdoeleinden, categorieën betrokkenen en ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen. In het verwerkingsregister worden verwerkingsactiviteiten per categorie betrokkene en per categorie persoonsgegeven bijgehouden.
Het verwerkingsregister (Excel-bestand) is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk.
7. Verwerkers en ontvangers
Verwerkers
Praktijk Croes kan bij het verwerken van persoonsgegevens gebruikmaken van externe dienstverleners. Deze dienstverleners verwerken uitsluitend persoonsgegevens op instructie van Praktijk Croes. Met deze partijen heeft Praktijk Croes verwerkersovereenkomsten gesloten. In deze overeenkomsten zijn afspraken vastgelegd over onder meer de aard en doeleinden van de verwerking, het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt, geheimhoudingsplicht, instructies over de verwerking, beveiligingsmaatregelen, het al dan niet inschakelen van subverwerkers, privacyrechten van betrokkenen, audits en controle alsook het retourneren en/of verwijderen van persoonsgegevens door de verwerker.
Praktijk Croes maakt gebruik van de volgende verwerkers:
Telasoft (Praktijkdata) te Bant
Ontvangers
Praktijk Croes verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
8. Bewaartermijnen
Praktijk Croes vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.
Praktijk Croes hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
a. medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;
b. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
9. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)
In uitzonderingsgevallen zou sprake kunnen zijn van het uitvoeren van een DPIA. In dat geval voert Praktijk Croes voor elke nieuwe verwerking van persoonsgegevens een DPIA uit, indien deze een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen inhoudt, gelet op de aard, de omvang, de context en de doeleinden daarvan.
10. Doorgifte buiten EER
Praktijk Croes geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Praktijk Croes ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.
11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming
Praktijk Croes heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens.
12. Beveiligingsincidenten
Praktijk Croes heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.
Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal Praktijk Croes beoordelen:
- of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens;
- welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;
- of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;
- of het incident aan de AP dient te worden gemeld;
- of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;
- welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.
Praktijk Croes documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister.
Voor het geval dat een (potentieel) incident waarvan een door Praktijk Croes ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkersovereenkomst bepaald dat de verwerker Praktijk Croes zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens.
13. Rechten van betrokkenen
Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. Praktijk Croes heeft zodanige maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.
Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden door Carlos Croes (praktijkhouder) afgewikkeld.
Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map in het ICT-systeem.
Na ontvangst van een verzoek zal Praktijk Croes eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum.
Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal Praktijk Croes aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert Praktijk Croes de verzoeker binnen de eerste maand.
Praktijk Croes stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. Praktijk Croes beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.
In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd.
Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld. Praktijk Croes stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat Praktijk Croes achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.
Vragen en feedback
Als u vragen heeft over dit privacy beleid, kunt u contact opnemen: